Hier finden Sie grundlegende Informationen zur Nutzung von LITTLE BIRD Personal.
Die folgenden Hilfen gelten für alle Nutzerinnen und Nutzer – unabhängig davon, ob Sie einer Einrichtung oder einem Träger zugeordnet sind oder sich als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter anmelden.
Die folgenden Hilfen gelten für alle Nutzerinnen und Nutzer – unabhängig davon, ob Sie einer Einrichtung oder einem Träger zugeordnet sind oder sich als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter anmelden.
Anmeldung & Registrierung
Wie registrieren Sie sich für LITTLE BIRD Zeiterfassung?
Wie registrieren Sie sich für LITTLE BIRD Zeiterfassung?
Öffnen Sie die Registrierungsseite über den Link, den Sie von uns erhalten haben, oder starten Sie die Registrierung über den Button „Jetzt registrieren“ auf der Anmeldeseite.
1. Tragen Sie die erforderlichen Daten ein.
2. Setzen Sie die Haken bei Nutzungsbedingungen und Datenschutz/AVV
3. Klicken Sie auf „Registrieren“.
4. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit weiteren Schritten.
2. Setzen Sie die Haken bei Nutzungsbedingungen und Datenschutz/AVV
3. Klicken Sie auf „Registrieren“.
4. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit weiteren Schritten.
Wie melden Sie sich an?
1. Gehen Sie zur Anmeldeseite.
2. Geben Sie Ihre registrierte E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
3. Klicken Sie auf „Anmelden“.
4. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, nutzen Sie die Funktion „Passwort vergessen“.
4. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, nutzen Sie die Funktion „Passwort vergessen“.
Wie ändern Sie Ihr Passwort?
- Klicken Sie nach der Anmeldung oben rechts auf Ihr Profilbild.
- Wählen Sie „Passwort ändern“.
- Geben Sie Ihr aktuelles und Ihr neues Passwort ein.
- Speichern Sie die Änderung.
Mobile Nutzung
Gibt es eine App für die Zeiterfassung?
Nein, aktuell gibt es noch keine App, aber die Webseite ist für die mobile Nutzung optimiert. Außerdem können Sie sich einfach eine Verknüpfung für Ihren Startbildschirm erstellen.
- Öffnen Sie die Webseite auf Ihrem Smartphone im gewünschten Browser.
- Fügen Sie die Webseite als App-Symbol hinzu:
- ANDROID: Tippen Sie oben rechts im Browser auf das Menü (drei Punkte) und wählen dort "Zum Startbildschirm hinzufügen"
- APPLE/IOS: Tippen Sie unter auf das Teilen-Symbol und wählen dort "Zum Home-Bildschirm"
- Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie ein Symbol für die Verknüpfung und klicken auf "Hinzufügen".
- Das Symbol erscheint nun auf Ihrem Home-Bildschirm und öffnet die Seite wie eine App.
Träger- und Einrichtungsinformationen
Wo finden Sie Informationen zu Ihrem Träger oder Ihrer Einrichtung?
- Klicken Sie im Menü oben links auf „Admin“.
- Wählen Sie „Details Träger“ bzw. „Details Betreuungseinrichtung“.
- Hier sehen Sie die Träger- oder Betreuungseinrichtungsinformationen sowie Rechnungsdetails.
Können Sie diese Informationen bearbeiten?
Ja, das ist möglich.
Klicken Sie auf das Stift-Icon in der jeweiligen Kachel.
Alle Eingabefelder mit einem roten Sternchen sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.
Betreuungseinrichtungen verwalten
Wie legen Sie eine Betreuungseinrichtung an?
Wie legen Sie eine Betreuungseinrichtung an?
- Klicken Sie im Menü oben links auf „Admin“.
- Wählen Sie „Verknüpfte Betreuungseinrichtungen“.
- Hier sehen Sie alle verknüpften Betreuungseinrichtungen.
- Klicken Sie auf „+ Neue Betreuungseinrichtung hinzufügen“.
- Tragen Sie alle erforderlichen Informationen ein und schließen Sie die Erstellung über „Speichern“ ab.
Über den Button „Vorhandene Betreuungseinrichtungen verknüpfen“ können Sie eine bereits registrierte Einrichtung über deren Einrichtungscode mit Ihrem Träger verbinden.
Können Sie sich in eine verknüpfte Betreuungseinrichtung einloggen?
Ja, sofern Sie über einen Arbeitsvertrag als „Admin Betreuungseinrichtung“ verfügen.
Details hierzu finden Sie im Abschnitt „Personal verwalten“.
Wenn Sie bereits als Admin einer Einrichtung hinterlegt sind, können Sie über das Dropdown-Menü oben links in die gewünschte Einrichtung wechseln.
Globale Einstellungen
Arbeitsbereiche
Was ist ein Arbeitsbereich?
Arbeitsbereiche dienen aktuell vor allem der besseren Übersicht in der Personalverwaltung.
Künftig werden sie in Kombination mit der Dienstplanung weitere Funktionen erhalten.
Hinweis: Die Größe des Arbeitsbereichs (z. B. Anzahl der Mitarbeitenden) hat derzeit keine Auswirkung.
Arbeitsbereiche beziehen sich immer auf Ihren Träger oder Ihre Einrichtung.
Beispiele: Finanzabteilung, Leitung, Krippe, Küche.
Bitte beachten Sie, dass im Arbeitsvertrag nur ein Arbeitsbereich ausgewählt werden kann.
Wie legen Sie Arbeitsbereiche an?
Öffnen Sie den Bereich „Arbeitsbereiche“.
Klicken Sie auf „Neuen Arbeitsbereich hinzufügen“.
Geben Sie den Namen des Bereichs ein (z. B. Krippe, Kindergarten, Hort).
Klicken Sie auf „Speichern“.
Beschäftigungsarten
Was sind Beschäftigungsarten?
Beschäftigungsarten definieren, in welchem vertraglichen Rahmen Mitarbeitende tätig sind
(z. B. pädagogische Fachkraft, Praktikum).
Wofür werden Beschäftigungsarten benötigt?
Sie sind relevant für Personalplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement.
Bitte beachten Sie: Mindestens eine Beschäftigungsart muss vorhanden sein, um einen Arbeitsvertrag anlegen zu können.
Was ist der Unterschied zwischen „Einrichtungsvoreinstellung“ und „Individuell“?
- Einrichtungsvoreinstellung: Vorauswahl für alle verknüpften Betreuungseinrichtungen. Diese Beschäftigungsarten können von den Einrichtungen übernommen werden.
- Individuell: Beschäftigungsarten, die ausschließlich für Ihren Träger bzw. Ihre Einrichtung sichtbar sind.
Wie legen Sie Beschäftigungsarten an?
- Öffnen Sie den Bereich „Beschäftigungsarten“.
- Klicken Sie auf „Neue Beschäftigungsart hinzufügen“.
- Füllen Sie alle relevanten Felder aus.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
Abwesenheiten
Können Sie Abwesenheitsgründe anlegen?
Ja.
Klicken Sie auf das Stift-Icon rechts oben in der Kachel.
Standardmäßig sind die Gründe „Krankheit“ und „Urlaub“ bereits vorhanden.
Können Sie vorhandene Gründe bearbeiten?
Ja, allerdings nur den Grund „Krankheit“.
Hier können Sie festlegen, ab welchem Tag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erforderlich ist.
Wie legen Sie einen neuen Abwesenheitsgrund an?
- Klicken Sie auf das Stift-Icon rechts oben in der Kachel „Abwesenheitsgründe“.
- Klicken Sie auf „+ Abwesenheitsgrund hinzufügen“.
- Legen Sie fest, ob der Grund vom Urlaubskontingent abgezogen werden soll.
- Falls nötig, geben Sie eine maximale Anzahl an.
- Wählen Sie ein Icon, das in der Kalenderansicht angezeigt wird.
Unterschied zwischen „Einrichtungsvoreinstellung“ und „Individuell“
- Einrichtungsvoreinstellung: Abwesenheitsgründe, die für alle verknüpften Einrichtungen verfügbar sind.
- Individuell: Abwesenheitsgründe, die nur für den jeweiligen Träger oder die jeweilige Einrichtung gelten.
Personalverwaltung
Wie legen Sie eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter an?
- Öffnen Sie den Reiter „Personal“.
- Klicken Sie auf „+ Mitarbeiter hinzufügen“.
- Füllen Sie persönliche Daten und Arbeitsvertragsdetails aus.
- Ein Arbeitsvertrag ist für die Zeiterfassung erforderlich.
Hinweis: Es muss mindestens ein Arbeitsbereich und eine Beschäftigungsart existieren, um einen Arbeitsvertrag anlegen zu können.
Können Sie Mitarbeitende deaktivieren?
Ja.
Klicken Sie im Drei-Punkte-Menü auf „Deaktivieren“.
Dadurch kann die Person keine Zeiten mehr erfassen oder Abwesenheiten beantragen.
Alle bisherigen Daten bleiben erhalten, werden aber eingefroren – ideal z. B. für Elternzeit.
Sie können sich nicht selbst deaktivieren.
Können Sie Mitarbeitende löschen?
Ja.
Klicken Sie im Drei-Punkte-Menü auf „Löschen“.
Bitte beachten Sie, dass das Löschen nicht rückgängig gemacht werden kann.
Wo finden Sie alle Abwesenheitsinformationen eines Mitarbeiters?
Klicken Sie im Drei-Punkte-Menü auf „Details Abw.“.
Daraufhin öffnet sich ein Pop-up mit allen Abwesenheitsinformationen der betreffenden Person.
Was ist der Aktivierungscode eines Mitarbeiters?
Der Aktivierungscode dient dazu, Mitarbeitende mit ihrer Einrichtung zu verknüpfen.
Geben Sie diesen Code an die jeweilige Person weiter.
Wichtig: Die Verknüpfung funktioniert nur, wenn der Vor- und Nachname des registrierten Mitarbeiters mit den Angaben im System exakt übereinstimmt.
Personaldaten exportieren
Welche Exportmöglichkeiten gibt es?
Unter dem Reiter „Personal“ → „Personalübersicht“ finden Sie den Button „Export“.
Sie können wählen zwischen:
Können Sie Mitarbeitende deaktivieren?
Ja.
Klicken Sie im Drei-Punkte-Menü auf „Deaktivieren“.
Dadurch kann die Person keine Zeiten mehr erfassen oder Abwesenheiten beantragen.
Alle bisherigen Daten bleiben erhalten, werden aber eingefroren – ideal z. B. für Elternzeit.
Sie können sich nicht selbst deaktivieren.
Können Sie Mitarbeitende löschen?
Ja.
Klicken Sie im Drei-Punkte-Menü auf „Löschen“.
Bitte beachten Sie, dass das Löschen nicht rückgängig gemacht werden kann.
Wo finden Sie alle Abwesenheitsinformationen eines Mitarbeiters?
Klicken Sie im Drei-Punkte-Menü auf „Details Abw.“.
Daraufhin öffnet sich ein Pop-up mit allen Abwesenheitsinformationen der betreffenden Person.
Was ist der Aktivierungscode eines Mitarbeiters?
Der Aktivierungscode dient dazu, Mitarbeitende mit ihrer Einrichtung zu verknüpfen.
Geben Sie diesen Code an die jeweilige Person weiter.
Wichtig: Die Verknüpfung funktioniert nur, wenn der Vor- und Nachname des registrierten Mitarbeiters mit den Angaben im System exakt übereinstimmt.
Personaldaten exportieren
Welche Exportmöglichkeiten gibt es?
Unter dem Reiter „Personal“ → „Personalübersicht“ finden Sie den Button „Export“.
Sie können wählen zwischen:
- Personal-Informationen (Name, Vertragsdaten etc.)
- Personal-Zeiterfassung (Stempelzeiten, Abwesenheiten etc.)
In welchem Format erfolgt der Export?
Der Export erfolgt im Excel-Format (XLSX).
Sie können Zeiträume (z. B. Monat, Jahr) auswählen, bevor der Export gestartet wird.
Zeiterfassung & Abwesenheiten
Wo sehen Sie das Stundenkonto Ihrer Mitarbeitenden?
Im Reiter „Personal“ finden Sie das Zeitkonto, inklusive Plus- und Minusstunden sowie Abwesenheiten.
Wie erkennen Sie offene Abwesenheitsanträge?
Offene Anträge werden durch einen roten Punkt in der oberen Menüleiste angezeigt.
Farbliche Markierungen zeigen den jeweiligen Status:
- Beantragt
- Genehmigt
- Abgelehnt
Wie bearbeiten Sie Anträge?
- Öffnen Sie den Bereich „Aktionen“.
- Wählen Sie den betreffenden Antrag.
- Klicken Sie auf „Genehmigen“ oder „Ablehnen“.